「この文章で大丈夫かな……」。私が社会人になって初めてお客様にメールを送るとき、感じていたことです。社会人になると、社内外問わずメールを使う機会がたくさんあります。
とはいえど、慣れないうちはメールを送るのが不安な人も多いのではないでしょうか？私もそのうちのひとりでした。
でも、少しずつ基本を覚えれば大丈夫。社会人4年目の私が、ビジネスメールの基本と、気をつけたいことをご紹介します。

いつもお世話に
なっております？

ビジネスメールには、よく使うフレーズがいくつかあります。メールの冒頭には「お世話になっております」という挨拶文が入りますが、そもそも使い方があっているのか不安になりますよね。ビジネスメール特有のフレーズを使うのは緊張するし、不安になるのはあたりまえだと思います。

ただ、ビジネスメールは構成がある程度決まっています。相手に何を伝えたいかによって、内容を変えれば大丈夫。 少しずつパターンを覚えていきましょう。

これだけは押さえたい！
ビジネスメールの
きほんルール

ビジネスメールは件名、宛名、本文、署名で構成されています。ひとつずつ見ていきましょう。

件名

メールの題名となる件名は、端的でわかりやすくするのがポイントです。たとえば、打ち合わせの依頼をしたい場合は「【お打ち合わせのご依頼】〇〇の〇〇（自分の会社名と名前）でございます」というように、要件と誰からのメールなのかを盛り込むとひと目でもわかりやすくなります。

宛名

メールの冒頭に、送る相手の会社名、部署名、氏名を書きます。初めてメールする相手の場合、フルネームにすると丁寧な印象を与えられます。何度かやりとりをしていくうちに宛名を苗字だけにする場合もありますが、私は、相手が宛名を苗字だけにしはじめたら簡略化しています。

本文

本文のはじめは、挨拶と名乗りを書きます。何度かやりとりしている相手には「いつもお世話になっております」、初めてやりとりする場合は「初めてご連絡いたします」と挨拶したあと、自分の会社名、部署名、氏名を名乗りましょう。

名乗ったあとは、メールの要件を端的に伝えます。たとえば、打ち合わせの調整をしたい場合は「お打ち合わせの日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。」といった文章です。

要件を伝え終わったら、本文の最後に結びの挨拶を書きます。よく使うのは「引き続きよろしくお願いいたします。」「ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。」などです。メールの内容に合わせて変えます。

メールは、過去にどんなやりとりをしたのかを残す役割もあるため、伝えたいこと、重要なことはしっかりと記載しましょう。

署名

最後に、署名をいれます。署名とは、自分の名前や連絡先を記載したものです。会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、住所を記載するのが基本ですが、先輩がどんな署名を使っているかを見せてもらうのもよいでしょう。

逆に、これだけは
気をつけよう　

基本を押さえれば大丈夫といいつつも、一歩間違えると相手の信用を失ってしまう可能性があります。気をつけるべきポイントもしっかり押さえておきましょう。

宛先や氏名の誤り

送りたい人とは別の人のメールアドレスを入力してしまったり、氏名の漢字を間違えたりしないように要注意です。相手を不快な気持ちにさせるだけでなく、情報漏洩になる可能性もあります。名刺などを見て宛先を入力する際は、ダブルチェックすると安心です。

顔文字や絵文字を使う

ビジネスメールでは、顔文字や絵文字を使うのは避けましょう。ただ、句読点のみだと感情が伝わりづらく、少し冷たい印象を与えてしまう場合があります。そんなときは、自分の気持ちを乗せる意識をもって文章を考えるとよいと思います。