仕事のミスを減らしたいと、日々意識しながら働いている方も多いのではないでしょうか？

ただ、それでも起こってしまうのがタスクの抜け漏れから来るうっかりミス。

あとで処理しようと思いながら頭からすっかり抜け落ちてしまったり、同時進行の仕事や先輩からの頼まれごとが多く優先順位を間違えてしまったり……。
だれもが、一度や二度は経験していることだと思います。

この記事では、タスクの抜け漏れが起こってしまう原因を分析しつつ、無理なくタスク管理＆ミスを防ぐ対策を考えていけたらいいなと思います。

タスクに囲まれる社会人生活。
なぜ抜け漏れしてしまうんだろう？

毎日忙しい社会人生活。
自分の業務以外にも、上司からの突発的な頼まれごとやお客さまへの対応など、こまごましたタスクがたくさん。

メモをとったり、頭に叩き込んだりしているつもりでも、それでも起こるときには起こってしまうのがタスクの抜け漏れ。

わたしの場合、終業間際に頼まれたことや自分の業務がパンパンで疲れているときに起こりがちです……。

みなさんはどんなときに、タスクが漏れてヒヤッとしますか？

こんなときは要注意！
抜け漏れしやすいタイミング＆原因って？

思い返してみると、自分に余裕がないときはタスク抜け漏れ発生の黄色信号のタイミング。
具体的にはどんなときなのか思い返してみました。

頭の中だけでタスク管理をしている

簡単に処理できそうなタスクほど、あとでやろうと頭の中だけで覚えていようとしがち。
これがうっかり忘れの最大の原因かもしれません。

仕事量が多すぎてキャパを超えている

仕事を頼まれるとついつい二つ返事で引き受けてしまうこともしばしば。
手持ちの業務が多く「あとでやろう！」と後回しにしているうちに、うっかり頭から抜け落ちてしまったり……。

そのタスクの重要性を理解していない

新入社員のころにやりがちだったのがこれ。
言われるがまま引き受けるも、何のためのタスクか？何に影響しているのか？など、他業務と関連づけていないためタスクが抜け落ちてしまうこともあったように思います。

タスクに優先順位をつけていない

言われたことから順番に片づけようとして、時間切れになってしまうことってありませんか？
上の「タスクの重要性」にも関係しますが、まずは急ぎの案件、すぐ処理できるものから片づけるのが効率を上げる大事なポイントだと思います。

抜け漏れを対策をしつつ、
タスク量自体のコントロールも大切

わたしも、新入社員のころよりはタスクの抜け漏れが減ってきたかな？と思う今日このごろ。
わたしなりの抜け漏れ対策はこんな感じです。

発生したタスクはすぐにメモ！

自分の業務タスクが発生したら、帰り際だろうとランチ中だろうとすかさずメモ。
ふせんも有効なのですが無くしたり落としたりするのが怖いので、あらためてWEB上のスケジューラーやタスクメモに書き込むようにして、メモする場所を統一しておくのが大切だと思いました。

タスクを細分化して作業時間を見積もる

これは経験値も必要ですが、複雑な業務を頼まれた際はいくつかの工程に分解してみます。
それぞれの工程でどのくらい時間がかかるのか、まずは先に理解しておくのが有効でした。

明らかにキャパオーバーの場合は引き受ける前に相談

抱えている業務が多く、キャパオーバーになりそうなときは、まず上司や先輩に相談することにしました。
優先度の整理や一部を引き取ってもらうなど、上司や先輩からサポートを入れてもらえることもあります。

優先順位をつけて効率を上げる

まずは「すぐできること」「急ぎ or 期日があるもの」「ある程度腰をすえて取り組むもの」に分類。
優先順位をつけるようになって、かなり抜け漏れが少なくなった気がします。

勇気をもって「断る」！

若手だと「断る」選択肢ってむずかしいですよね……。でも、キャパオーバーでミスするよりはマシなはず。
本当に業務が多いときは正直にお願いし、他のメンバーに仕事をふってもらうようにしました。