「電話に出るのがこわい……」社会人なりたての私が思っていたことです。同じように、電話に出るのが苦手と感じる人は多いのではないでしょうか。

でも、大丈夫です。少しのポイントを押さえて、丁寧に対応する心構えを持っていれば、相手に敬意は伝わります。ビジネス電話の基本と、シチュエーション別の対応例をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスの電話がなったら若手が出るべき？

職場の電話が鳴ったら若手が出るべきなのでしょうか？
実際のところ、私が入社した会社には「若手が出るべき」という暗黙のルールがありました。

会社によっては、みんなが平等に出る場合もあります。ただ、忙しいときに新入社員が出てくれると、とても助かるのが正直なところです。

はじめのうちは電話に出るのがこわいかもしれませんが、何度も繰り返すうちに電話のマナーや言葉の言いまわしを覚えられるのは事実。「自分の経験になる」と前向きに捉えて、電話に出てみましょう。

ビジネス電話の基本をおぼえておけば、こわくない

電話のマナーやルールはたくさんありますが、はじめのうちはポイントをいくつか押さえておけば大丈夫です。手もとに用意するものから、少しだけ意識するポイントをご紹介します。

メモとカンペの用意

電話をかけてきた人は、基本的に自社名、名前、誰宛かを伝えてくれます。忘れないようメモしましょう。よく使うフレーズ集を会社が用意してくれたりするので、手もとに置いておくと安心です。

コールが鳴ったら早めに出る

電話をかける側からすると、１コールで相手が出てくれると気持ちがいいものです。急ぎの用件で電話してくる人もいるので、少なくとも３コール以内には出るように心がけましょう。

ゆっくり、明るい声で話す

緊張すると自然と早口になってしまいます。自分が思ってる以上にゆっくり話すと、気持ちも落ち着くのでおすすめです。また、いつもよりワントーン明るい声で話すのを意識しましょう。

目の前に相手がいると思って話す

相手が目の前にいたとしたら、肘をついて話したり無表情で話すことはしないですよね。目の前の相手に対して丁寧に対応する意識を持って話すと、敬意は伝わります。

こんなときはどうする？

電話を受けていると、想定外のことが起きる場合もあります。まだ電話に慣れていなかったときに、私が焦った経験と対処法をご紹介します。

相手の社名が聞き取れなかったとき

ふだん聞き慣れない社名をいきなり言われても、すっと頭に入らないことがよくあります。聞き取れなかったときは、「恐れ入りますが、もう一度御社名をお伺いしてもよろしいでしょうか」と聞いてみましょう。
それでも聞き取れなかったとき、何度も聞き返すのは気まずいですよね。そんなとき私は、ニュアンスだけとりあえずメモして、先輩にそのまま伝えていました。先輩たちには、伝わる場合があります。

知らないことを聞かれたとき

特に誰を指名するわけでもなく、質問があって会社に電話をかけてくる人もいます。そんなときは「一度確認いたします」と伝え、保留にしましょう。
近くにいる先輩に質問したり、むずかしい内容であればそのまま電話を代わってくれるはずです。「一度確認いたします」は新社会人に限らず使うフレーズで、覚えているといろんな状況で使えます。

相手の声が聞こえないとき

これもよくあるパターンです。相手の声が小さいとき、周りの音がうるさいときは聞き慣れている言葉でさえも聞こえません。
そんなときは「お電話が遠いようで……」と伝えると、相手の気分を害さずに声が届いていないことを伝えられます。