会社でコミュニケーションをとるとき、どの手段を使うか迷った経験はありませんか？
会話、電話、メール、チャットなどたくさんの手段がありますよね。

社会人５年目のわたしが新入社員だったころも、どの手段を使えばよいかわからず、不安な気持ちになりました。特にチャットの使い方は、メールとの使い分けなどがわからずしばらく悩みました。

今回は、社内チャットのメリットやマナーをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

社内チャットの使い方が
いまいち分からない……

社会人になると、基本的なマナーを学ぶ研修などがよくありますが「チャットのマナー」を一から教えてもらう機会は少ないかもしれません。どんなことに気をつけたらよいか、ひとりで判断するのはむずかしいですよね。

きっと、チャットに関する疑問やお悩みはたくさんあるかと思います。
メールとの使い分け、文章の書き方、活用方法など、あげればきりがないでしょう。
今はわからないことがたくさんあったとしても、少しずつ慣れていけば大丈夫です。

メールや直接会話するよりもいいところは？

チャットは、上手に使うと便利なことがたくさんあります。
メールや直接会話するよりもよい点をいくつかご紹介するので、参考にしてみてください。

業務効率が上がる

チャットは、会話や電話のようにお互いの都合を合わせなくても連絡でき、返す側もさっと返信できます。複数人でも情報共有ができるため、伝えたい人が多くいるときに便利です。また、やりとりの流れを瞬時に確認できるため、状況把握もしやすいでしょう。

コミュニケーションが活発化する

チャットはメールに書く形式的なあいさつをつける必要がなく、会話するかのようにやりとりができます。メールよりもテンポよく連絡がとれるため、自然とコミュニケーションが活発化するでしょう。

情報の整理がしやすい

チャットは文章と一緒にデータを送れるものもあり、チャット内で共有されたデータをまとめてチェックできます。ピン留め機能つきのチャットであれば、重要な情報の漏れを防げたり、リマインドに活用できます。

一方で、長文の連絡やお互いのやりとりを残したい重要なことは、メールがおすすめです。長文はメールのほうが読みやすく、重要なこともメールだとすぐに他の人に転送できたりします。

要注意！社内チャットをするときに気をつけること

メリットがたくさんあるチャットですが、気をつけることも押さえておきましょう。

誤送信

送信する前に、宛先に誤りがないか確認しましょう。送る相手を履歴から探す際、誤った人を選んだまま送信してしまう、なんてミスもあります。また、グループチャットに送る場合は、送る内容がグループ内の全員に伝えても問題ないか再確認すると安心です。

返信スピード

チャットは、送ってきた相手が早い返信を求めている場合があります。こまめに返信するようにしましょう。誰かに確認が必要ですぐに回答できない場合は、いつごろ回答できるか伝えてあげると丁寧です。ただ、通知が来るたびに反応していては他の業務が止まってしまうため、確認する時間を決めるのをおすすめします。

マナー

チャットは手軽とはいえ、仕事上でのやりとりであることを忘れてはいけません。正しい敬語を使い、送信前に誤字脱字がないか確認しましょう。また、お休みの人にチャットを送ってしまわないよう、相手の出勤状況を確認してから連絡してくださいね。