この使い方で大丈夫??
ティップス
社内チャットの使い方は?
メールとの使い分けやマナーも知りたい
会社でコミュニケーションをとるとき、どの手段を使うか迷った経験はありませんか?
会話、電話、メール、チャットなどたくさんの手段がありますよね。
社会人5年目のわたしが新入社員だったころも、どの手段を使えばよいかわからず、不安な気持ちになりました。特にチャットの使い方は、メールとの使い分けなどがわからずしばらく悩みました。
今回は、社内チャットのメリットやマナーをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
社内チャットの使い方が
いまいち分からない……
![](https://www.felissimo.co.jp/jisedai/wp-content/uploads/2024/07/社内チャットとメールの違い_1.jpg)
社会人になると、基本的なマナーを学ぶ研修などがよくありますが「チャットのマナー」を一から教えてもらう機会は少ないかもしれません。どんなことに気をつけたらよいか、ひとりで判断するのはむずかしいですよね。
きっと、チャットに関する疑問やお悩みはたくさんあるかと思います。
メールとの使い分け、文章の書き方、活用方法など、あげればきりがないでしょう。
今はわからないことがたくさんあったとしても、少しずつ慣れていけば大丈夫です。
メールや直接会話するよりもいいところは?
チャットは、上手に使うと便利なことがたくさんあります。
メールや直接会話するよりもよい点をいくつかご紹介するので、参考にしてみてください。
業務効率が上がる
チャットは、会話や電話のようにお互いの都合を合わせなくても連絡でき、返す側もさっと返信できます。複数人でも情報共有ができるため、伝えたい人が多くいるときに便利です。また、やりとりの流れを瞬時に確認できるため、状況把握もしやすいでしょう。
コミュニケーションが活発化する
チャットはメールに書く形式的なあいさつをつける必要がなく、会話するかのようにやりとりができます。メールよりもテンポよく連絡がとれるため、自然とコミュニケーションが活発化するでしょう。
情報の整理がしやすい
チャットは文章と一緒にデータを送れるものもあり、チャット内で共有されたデータをまとめてチェックできます。ピン留め機能つきのチャットであれば、重要な情報の漏れを防げたり、リマインドに活用できます。
一方で、長文の連絡やお互いのやりとりを残したい重要なことは、メールがおすすめです。長文はメールのほうが読みやすく、重要なこともメールだとすぐに他の人に転送できたりします。
要注意!社内チャットをするときに気をつけること
![](https://www.felissimo.co.jp/jisedai/wp-content/uploads/2024/07/社内チャットとメールの違い_2.jpg)
メリットがたくさんあるチャットですが、気をつけることも押さえておきましょう。
誤送信
送信する前に、宛先に誤りがないか確認しましょう。送る相手を履歴から探す際、誤った人を選んだまま送信してしまう、なんてミスもあります。また、グループチャットに送る場合は、送る内容がグループ内の全員に伝えても問題ないか再確認すると安心です。
返信スピード
チャットは、送ってきた相手が早い返信を求めている場合があります。こまめに返信するようにしましょう。誰かに確認が必要ですぐに回答できない場合は、いつごろ回答できるか伝えてあげると丁寧です。ただ、通知が来るたびに反応していては他の業務が止まってしまうため、確認する時間を決めるのをおすすめします。
マナー
チャットは手軽とはいえ、仕事上でのやりとりであることを忘れてはいけません。正しい敬語を使い、送信前に誤字脱字がないか確認しましょう。また、お休みの人にチャットを送ってしまわないよう、相手の出勤状況を確認してから連絡してくださいね。
チャットのメリットや気をつけることをご紹介しましたが、それでも使い方に迷うことがあるかと思います。
そんなときは、先輩たちがどんな使い方をしているか観察してみましょう。
会社によって、チャットとメールの使い分けのルールがある可能性もあるかもしれません。
焦らなくても大丈夫なので、少しずつ覚えていってくださいね。
STAFF
text:kokoro
illustration:Min