仕事が山積みで、なにから手をつけたらよいかわからない……。
社会人1年目の私は、毎日そんなことを考えていました。同じように、仕事の優先順位のつけ方に悩んでいる方は多いのではないでしょうか？

もし、私と同じように悩んでいても大丈夫。
コツを押さえて繰り返し取り組めば、自然と優先順位をつけて仕事をこなせるようになります。
この記事では、仕事の整理の仕方と優先順位のつけ方をご紹介します。

仕事をうまくこなすには
優先順位が大事かも……

仕事をうまくこなすうえで、優先順位はとても重要です。優先順位をつけて仕事すると、効率よく進められ、対応漏れなどのミスを防ぐことができます。

仕事は、ひとりで完結しない場合がほとんどで、自分がした仕事の先には誰かがいるはず。
たとえば資料作成の業務の場合、作った資料をチェックする上司、印刷する事務の人、できあがったものを確認するお客さま……。このように、多くの人が関わります。優先順位をつけて対応すれば、早めに次の人へ仕事をまわせ、信頼してもらえるでしょう。

逆に、誰かの仕事を待つ場合もあるかもしれません。
期日が決まっているのに仕事がまわってこなかったら、不信感を持ってしまいますよね。だからこそ、優先順位をつけて仕事するのはとても大切なんです。

優先順位をつける前に
やっておきたいこと

優先順位をつける重要性をお伝えしましたが、さあやってみてください！といわれてもむずかしいですよね。
優先順位をつける前に、タスク整理するのがおすすめです。その方法を2段階に分けてご紹介します。

【STEP 1】
タスクを洗いだす

まず、やらなくてはいけないタスクを洗いだしましょう。付箋やノートに書いたり、PCに入っているツールに打ったりしてもよいでしょう。付箋に書くと、目に見えるところに貼れるのでいつでも確認でき、PCのツールを使えば、追加や削除が簡単にできるメリットがあります。自分に合った方法を探してみてください。

【STEP 2】
洗い出したタスクを
2つに分ける

タスクの洗いだしができたら、今日やるべきことと、明日以降の対応で問題ないものに分けてみてください。この段階では、きっちりとわける必要はありません。判断ができない場合は、一旦今日やる仕事としておきましょう。

優先順位をつけるときの
考え方は？

タスクの整理ができたら、いよいよ優先順位をつけていきます。ご紹介する3つの判断軸を参考に、優先順位を考えてみてください。

すぐに終わるもの

今日やるべき仕事の量が多いと感じたとき、まずは時間がかからない仕事や、簡単な仕事から手をつけるとよいでしょう。「すぐに終わるから」と後まわしにしていると、溜まりに溜まって大変なことになります。簡単な仕事を先に済ませると、タスクが整理でき、そのほかの仕事の優先順位もつけやすくなります。

期日があるもの

明確に期日が決まっている仕事は、早めに手をつけましょう。期日があるということは、自分の仕事を待っている人がいる場合がほとんどです。期日を過ぎて迷惑をかけてしまわないよう、優先順位を高くして取りかかるのをおすすめします。

時間がかかるもの

時間がかかる仕事や難易度が高めの仕事は、後まわしにしたいと思ってしまいますよね。そんなときは、一気に片付けるのではなく、細分化してコツコツ進めるのをおすすめします。「30分間だけ取り組む・完璧じゃなくてもいい」というようにルールを決めて取りかかれば、他の業務に支障をきたすことなく進められます。